Jefri: Tanpa Arsip Kita Hilang jejak

  • Bagikan
Kadis Kearsipan kota kupang Ejben Doeka bersama para Kabid

Kupang, flobamora-spot.com – Tantangan terberat tiap daerah adalah pengelolaan arsip atau dokumennya. Ini bukanlah hal mudah dikarenakan realita di lapangan bahwa arsip di perangkat daerah belum tertata secara baik dan benar karena keberadaan arsip tersebut kerap kali dianggap tidak penting. Padahal pada kenyataannya, suatu organisasi tidak bisa terlepas dari yang namanya arsip. Sehingga tidak jarang orang sulit menemukan sebuah arsip yang dibutuhkan karena sistem pengelolaan yang kurang baik. Ini sangat berpengaruh bagi penyelenggaraan administrasi organisasi tersebut.
“Tanpa arsip kita akan hilang jejak tentang apa yang telah kita kerjakan, misalnya data aset perlu diarsipkan secara baik” Kata Wali Kota Kupang Dr. Jefirtson R Riwu Kore, MM. MH dalam sambutannya ketika membuka Kegiatan Sosialisasi Penyuluhan Kearsipan tentang Perka, ANRI nomor 7 tahun 2017 tentang gerkan Nasional Sadar, tertib Arsip bagi perangkat Daerah tingkat Kota Kupang di Hotel Ima Kota Kupang Kamis (27/6/2019).
Mantan Anggota DPR RI itu menandaskan, kegiatan sosialisasi ini merupakan program strategis untuk menyajikan informasi baik bagi pribadi maupun bagi Pemerintah Kota Kupang.
Menurut dia, Pemerintah Kota Kupang akan terus berusaha memperbaiki pengelolaan arsip agar menjadi lebih baik. “Seiring perkembangan waktu arsip digital sangat perlu digunakan agar penyimpanan berkas tersimpan dengan baik dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja” lanjut Wali Kota.
Melalui kegiatan ini, diharapkan dapat membangun kembali kesadaran Perangkat daerah selaku pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kota Kupang agar lebih tertib dalam melaksanakan pengolahan arsip di masing-masing Perangkat daerah agar arsip yang ada dapat tertata secara baik, juga meningkatkan pemahaman perangkat daerah bahwa urusan kearsipan merupakan urusan dasar dan wajib yang harus dilaksanakan.
Kepala Dinas Kearsipan Kota Kupang, Ejben Doeka menjelaskan, saat ini dinas yang dipimpinnya sedang berbenah mulai dari gedung hingga sarana kelengkapannya.
“Kita mulai tata supaya yang bertanggungjawab terhadap arsip dalam seluruh proses mulai dari awal sampai pada penyusutan arsip, kita berjalan sesuai mekanisme. Ini yang harus dilakukan di lembaga kearsipan. Kemudian Unit Kearsipan. itu berada di setiap OPD atau pencipta Arsip. Unit kearsipan itu mulai dari OPD sampai pada tingkat kecamatan bahkan Lurah bahkan kalo kita kuat kita masuk sampai tingkat individu, lembaga-lembaga Swasta. itu yang kita maksud konteks kearsipan di Kota Kupang untuk menjadi satu arsip menyeluruh. Tahun ini kita akan memulai dengan Lomba tertib arsip”, urai Doeka.
Menurut dia, pengelolaan Arsip tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang tetapi harus dilakukan oleh orang yang punya tugas khusus untuk itu. “Supaya dia kerja sungguh-sungguh. Fokus, sehingga semua hal yang berkaitan dengan kearsipan bisa tersusun dengan baik dan dia punya nilai. Arsip tidak akan punya nilai kalo tidak ditata sesuai dengan sistem kearsipan bahkan menjadi kotoran, padahal barang itu punya nilai”, tandasnya.
Ia mengatakan, penataan Arsip di Kota Kupang saat ini sangat bermasalah. “Apa indikatornya. coba papa minta satu surat kira-kira berapa minggu baru dapat. bapa kirim satu surat satu minggu coba cek. Taruhnya di mana siapa yang bertugas untuk itu. Belum terlalu baik. Ke depan tidak boleh begitu. Kota maju kalo arsipnya bagus”, ucap dia.
Ketua Panitia kegiatan Emy Luan, SH, melaporkan Peserta yang ikut dalam kegiatan tersebut sebanyak 50 (lima puluh) orang berasal dari berbagai organisasi perangkat daerah lingkup Pemerintah Kota Kupang dan ASN lingkup Dinas Kearsipan. “Nara sumber dalam sosialisasi tersebut berasal dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang”, sebutnya.

  • Bagikan